De onduidelijkheid van de rol van coördinator in onderwijs!

De functie van coördinator in het onderwijs is vaak omgeven door onduidelijkheid. Is het een puur coördinerende rol, of omvat het ook leiderschapsverantwoordelijkheden? Deze vraag is van groot belang voor schoolleiders die duidelijkheid willen scheppen in de taakomschrijving en verwachtingen van hun medewerkers.

Het zal een vijftien jaar geleden zijn dat ineens in onderwijs de bijkomende functie van coördinator opdook.  Hoger onderwijs en secundair onderwijs beten de spits af maar al snel volgde ook het basisonderwijs: van opleidingscoördinator, graadcoördinator, zorgcoördinator, coördinator centrum leren en werken, coördinator kwaliteitszorg, ICT-coördinator, leertrajectcoördinator … Daarmee werd ook een soort van middenmanagementlaag gecreëerd en soms een opstart gemaakt naar gedeeld leiderschap. 

Een coördinator wordt vaak gezien als iemand die verantwoordelijk is voor het organiseren en afstemmen van activiteiten binnen een school. Dit kan variëren van het plannen van roosters tot het coördineren van specifieke programma's zoals taalonderwijs of ICT. In deze context is de rol voornamelijk administratief en ondersteunend. De coördinator zorgt ervoor dat alles soepel verloopt en dat de verschillende onderdelen van de schoolorganisatie goed op elkaar zijn afgestemd.

Aan de andere kant wordt de rol van coördinator soms uitgebreid met leiderschapsverantwoordelijkheden. Dit betekent dat de coördinator niet alleen coördineert, maar ook leiding geeft aan een team van leraren of andere medewerkers. De coördinator is dan verantwoordelijk voor het aansturen, ondersteunen en motiveren van medewerkers.  Formeel evalueren blijft echter de bevoegdheid van een directiefunctie. Deze leiderschapsverantwoordelijkheid vereist een andere set vaardigheden, waaronder besluitvorming, conflictbemiddeling en strategische planning.

We ervaren tijdens onze procesbegeleidingen in scholen echter dat er vaak onduidelijkheid heerst over het mandaat van de coördinator.

De onduidelijkheid over de rol van coördinator kan leiden tot verwarring en inefficiëntie binnen scholen. Wanneer de verwachtingen niet duidelijk zijn, kunnen coördinatoren zich overweldigd voelen door de uiteenlopende verantwoordelijkheden. Dit kan ook leiden tot spanningen tussen coördinator(en) en schoolleider(s), vooral als er onduidelijkheid is over wie de uiteindelijke beslissingsbevoegdheid heeft.

Daarnaast kan de onduidelijkheid invloed hebben op de professionele ontwikkeling van coördinator(en). Zonder een duidelijke taakomschrijving is het moeilijk om gerichte professionalisering, coaching en ondersteuning te bieden. Dit kan de effectiviteit van de coördinator(en) verminderen en uiteindelijk de kwaliteit van het onderwijs negatief beïnvloeden.

Om deze problemen aan te pakken, is het essentieel dat de schoolleiders duidelijke en gedetailleerde taakomschrijvingen opstellen voor coördinatoren. Dit moet een onderscheid maken tussen coördinerende en leiderschapsverantwoordelijkheden. Daarnaast is het belangrijk om regelmatig feedback te verzamelen van coördinatoren en andere medewerkers om te zorgen dat de rol en verwachtingen helder blijven. Als de coördinator ook een leiderschapsverantwoordelijkheid opneemt (bv. een zorgcoördinator die teamleider is van een zorgteam) dan is het noodzakelijk dat de schoolleider ook hiertoe het mandaat uitspreekt voor het volledige schoolteam. 

Schoolleiders zouden ook moeten investeren in gerichte training en professionele ontwikkeling voor coördinatoren, afgestemd op de specifieke eisen van hun rol. Dit kan helpen om de vaardigheden en het vertrouwen van coördinatoren te vergroten, wat uiteindelijk ten goede komt aan de hele schoolgemeenschap.

In de podcast ‘destructief leiderschap in organisaties – TJIPCAST (29/01/2023)’ spreekt dr. Joost Kampen - expert verwaarlozing in organisaties - over subrollen en dat de persoon die die rol inneemt eigenlijk niet in staat is leiderschap ten volle op te nemen. Kampen spreekt over de ‘gemankeerde leidinggevende’. De coördinator gaat dan over een aspect van het werk – bijvoorbeeld de taken of vakinhoudelijke kant – maar niet over de personele kant.  De context is er vaak niet naar om verantwoordelijkheden en taken op te nemen waar de coördinator toe oproept. De coördinator wordt in die zin vaak gezien als diegene die vergadering belegt en extra werk creëert voor de veldwerkers, de leraren. De coördinator heeft geen hiërarchische positie en is een semi-leider. Joost Kampen betoogt vooral in hoger onderwijs het meest verwaarlozend leiderschap tegen te komen omdat ze vaker verder afstaan van de onderwijskundige realiteit dan coördinatoren bv. in basisonderwijs: ‘Ze zijn met van alles druk maar minder met hun mensen en het onderwijs en ze zijn vaak niet geselecteerd op competenties om leiding te geven aan mensen. Ze zijn doorgegroeid vanuit de inhoud of waren aan de beurt’.

Ten slotte moeten vaak coördinatoren gefinancierd worden met onderwijsmiddelen die ook toegewezen zouden kunnen worden aan de onderwijskundige kernpraktijk, leraarschap dus. Het is dus belangrijk erg omzichtig om te gaan met deze middelen. 

De rol van coördinator in het onderwijs is complex en veelzijdig. Het is van cruciaal belang dat schoolleiders duidelijkheid scheppen over de verantwoordelijkheden en verwachtingen die bij deze functie horen. Door een helder onderscheid te maken tussen coördinerende en leiderschapsverantwoordelijkheden en door gerichte ondersteuning te bieden, kunnen scholen de effectiviteit van hun coördinatoren maximaliseren en een positieve impact hebben op het onderwijs. Is sommige schoolorganisaties is er dus werk aan de winkel door een onduidelijke functieprofiel,  gebrek aan autoriteit, rolconflicten en onvoldoende ondersteuning en professionalisering.

We kunnen je schoolorganisatie ondersteunen met ons team van onderwijsdesigners met betrekking tot dit thema. Welke schoolorganisatie is best passend? Welke leiderschapsrollen zijn al dan niet aangewezen? Hoe bouw je een teamorganisatie uit met gedeeld leiderschap? Contacteer ons om in gesprek te gaan.