Hoe zorg je als school(leider) voor succesvolle veranderingen?

Vaak weten we als schoolleider waar we naartoe willen, maar lopen we vast in het bereiken van onze doelen. Planlast, onduidelijkheid, vermoeidheid alsook weerstand bij de collega’s kunnen ervoor zorgen dat veranderingsprocessen blijven aanslepen of stilvallen en medewerkers in hun gekende routines hervallen. Maar hoe transformeer je je school op een duurzame en doordachte wijze? Hoe kunnen we als schoolleider onze medewerkers op een motiverende wijze gidsen doorheen deze veranderingsprocessen? En hoe zorg je ervoor dat je als school kan veranderen en verbeteren zonder chaos, weerstand of frustratie?

Knoster Ersösz (1991) onderscheidt vijf randvoorwaarden om als organisatie een succesvol transformatietraject te doorlopen. Boeiend vooral is dat het model niet alleen focust op de succesfactoren, maar ook handvaten aanreikt voor het (h)erkennen van de (eerste) signalen dat het fout dreigt te gaan, waardoor het model een opstap biedt voor het ombuigen ervan.

Visie

In 2009 schreef Simon Sinek reeds: ‘Always start with why’. Als je een organisatie in beweging wil krijgen, is een heldere koers inherent. Waarom wil jij als schoolleider of schoolteam deze verandering vormgeven? Wat wil je hiermee bereiken? Weten waarom je als school een verandering doorvoert, geeft richting aan het veranderingsproces en ook een duidelijke houvast. Doe dit als schoolleider niet alleen, maar werk met een projectteam of stuurgroep. Het is immers de bedoeling dat je visie gaat leven en nadien ook uitgedragen wordt in je school.

Zonder een heldere, gedragen visie ontstaat er verwarring bij de medewerkers. Daarnaast loop je het risico dat een groep gemotiveerde leraren uit de startblokken schiet en je na heel wat tijd, werk en energie deze leraren moet vragen van richting te veranderen omdat de te varen koers niet helder was.

Belang

Vervolgens is het belangrijk dat de leraren en/of andere medewerkers inzien wat het belang van de transformatie is. Vaak wordt er gesproken van urgentie. Waarom moeten we veranderen? En waarom doen we dit nu? Hier maak je  bijvoorbeeld duidelijk wat het risico is als we als school deze stap niet zouden zetten. Daarbij is het zinvol om naast het algemeen of schoolbelang te appelleren op het persoonlijk belang en het engagement van de betrokkene(n). Waarom is het voor jou als leraar belangrijk mee te stappen in dit proces? Voor verschillende leraren en/of vakgroepen/teacher teams kan het belang of de urgentie anders zijn. Echter, uiteindelijk wil je wel iedereen mee krijgen in het verhaal en in het daarbij horende veranderingsproces. Neem daarom de tijd en ruimte om dit voor elke groep en voor elk team te vertalen en te hertalen zodat iedereen die betrokken is, kan antwoorden op de vraag waarom het belangrijk is voor jou.

Bij een gebrek aan inzicht van de medewerkers in het belang van de verandering, ontstaat weerstand. 

Plan

Een duidelijk en helder plan van aanpak is de derde randvoorwaarde voor een succesvolle verandering. Wie? Wat? Waar? Wanneer? Hoe?  Heel wat scholen kiezen er vandaag de dag voor om heel bewust, doordacht en in co-creatie aan de slag te gaan met de uitwerking van een sterk strategisch plan, waarin strategische en operationele doelstellingen alsook de daarbij horende actietabellen voor de nodige helderheid en gelijkgerichtheid zorgen. M.a.w.: “Waar gaan we als school de volgende 54 à 5 jaar onze schouders onder zetten en vooral ook, waar gaan we dus tijdens deze periode even de prioriteit NIET leggen?” Op die manier wordt duidelijk wat er dient te gebeuren, wie er betrokken is, welke timing er dient gerespecteerd te worden,… Dit geeft niet alleen duidelijkheid en structuur, maar biedt ook een houvast wanneer de dagelijkse schoolorganisatie de langere termijn verandering lijkt te boycotten.

Zonder een duidelijk plan ontstaat er chaos en lijkt iedereen zijn eigen plan, route, regels en afspraken te volgen.

Middelen

Een vierde randvoorwaarde voor een succesvolle verandering, is het voorzien van de nodige middelen om de transformatie volledig door te voeren. Dit kan gaan om financiële middelen, infrastructuur, maar ook (menselijke) ondersteuning en/of het voorzien van de nodige tijd. In sommige scholen kiest men er bijvoorbeeld voor om systemisch in te grijpen in de schoolorganisatie om verandering te faciliteren.

Zonder de nodige middelen, verandert goodwill al gauw in frustratie.

Competenties

De laatste randvoorwaarde volgens Knoster Ersösz focust zich op de competenties van de medewerkers om zich het veranderingsproces effectief eigen te maken en het te laten leven in de organisatie. Het is immers de bedoeling dat je medewerkers de verandering gaan uitdragen in (en eventueel ook buiten) de school. Om deze stap te kunnen zetten, is het voor leraren, net zoals bij onze leerlingen, belangrijk om over de nodige kennis, attitudes en vaardigheden te beschikken. Hierbij is het jouw rol als schoolleider om je medewerkers te ondersteunen. Lieve collega, wat heb jij nodig om deze stap te zetten? Binnen domo de refontiro kiezen we er steeds voor om met de medewerkers in dialoog te gaan en hun behoeftes in kaart te brengen. Wat heb jij nodig om van dit veranderingsproces een succes te maken? Daarnaast adviseren wij steeds om van je school effectief een lerende organisatie te maken en leraren te ondersteunen met een professionaliseringsaanbod (op maat).

Zonder de nodige ondersteuning, krijg je immers koudwatervrees en angst om de verandering daadwerkelijk te implementeren in de praktijk. Het voeren van professionele dialogen is een belangrijk instrument om inzicht te krijgen in de individuele en meer structurele hinderpalen. Het biedt ook de kans om je medewerkers te waarderen voor de stappen die ze reeds hebben genomen en de groei die ze hebben gerealiseerd.

Wat doe ik met de signalen?

Het model van Knoster Ersösz kan je als schoolleider een aantal handvaten geven die kunnen ondersteunen bij het voorbereiden van een veranderingsproces. Wees daarbij alert voor de signalen van onrust en ga vervolgens op zoek naar wat je leraren nodig hebben.

Is er verwarring? Durf jezelf dan de vraag te stellen of je de visie en de waarom-vraag voldoende scherp hebt gesteld en/of je deze voldoende hebt uitgedragen. Hier geldt immers ook de kracht van herhaling.

Merk je weerstand? Focus je als schoolleider dan terug meer op het belang van de verandering. Beperk je hierbij niet alleen op het niveau van de school als geheel, maar maak het zo concreet mogelijk zodat iedereen zich betrokken voelt bij het project. Waarom is dit ook mijn veranderingsproces?

Heerst er chaos? Durf dan terug te kijken naar je plan van aanpak. Zijn de strategische en operationele doelstellingen scherp en duidelijk en werden ze voldoende vertaald tot op actie-niveau? Hebben we een duidelijke timing gecommuniceerd en is het voor elke actie duidelijk wie er verantwoordelijk is en welke impact we wensen te bereiken?

Leeft er frustratie? Check dan of je voldoende middelen hebt vrijgemaakt om de vooropgestelde stappen effectief te kunnen zetten. Kijk hierbij niet alleen naar de financiële middelen, maar ook naar menselijke ondersteuning en/of systemische hinderpalen in je schoolorganisatie.

Als er angst heerst, kan je de behoefte van je medewerkers opnieuw in kaart brengen en daar via gerichte professionele dialogen en bijkomende professionalisering op maat op inspelen.

Het faciliteren van een veranderingsproces in je school is met andere woorden bij uitstek een menselijk proces waarbij het belangrijk is empathisch te voelen wat de leraren en ondersteunende medewerkers – die finaal de drijvende kracht dienen te zijn van de verandering – nodig hebben.

Domo de refontiro heeft meer dan 15 jaar ervaring bij het begeleiden van complexe transformaties in scholen, scholengroepen en scholengemeenschappen. Heb jij nood aan ondersteuning? Neem zeker contact met ons op. Onze collega’s-experten gaan graag verder met jou in dialoog.

Bijkomend bieden we tijdens dit schooljaar ook een opleiding aan in open aanbod die schoolleiders concrete handvaten geeft bij het wendbaar en doordacht transformeren van hun school. Een introductie in organisatie-coaching die ook jou als schoolleider kan helpen bij het initiëren en gidsen van transformaties in jouw school/scholengroep en/of scholengemeenschap. Inschrijven kan via deze link: https://domoderefontiro.be/onderwijs/introductie-organisatiecoaching