De professionele dialoog om een echte feedback- en leercultuur te ontwikkelen

Lokaal bestuur Wommelgem ging aan de slag met de door ‘domo de refontiro’ ontwikkelde tool ‘professionele dialogen’ en deelt hun ervaringen …

Net als veel lokale besturen is het lokaal bestuur Wommelgem geëvolueerd van een evaluatiecultuur naar een feedbackcultuur.  De klassieke evaluatieverslagen met scores maakten plaats voor een traject met ‘koffie- en groeigesprekken’.  De formele gesprekken, die vaak niet eens werden gevoerd, werden meer informele gesprekken waarbij we echte inhoudelijke feedback geven.  We kijken dan niet alleen naar prestaties, maar ook naar competenties en we maken moeilijkere zaken bespreekbaarder op die momenten.  Dat is een goede stap vooruit (Eggermont, 2022).  

De leidinggevenden geven echter aan dat ze vaak nog vastlopen op het verslag en dat het proces tijdsintensief is.  Moeten we ons verslag vereenvoudigen en de frequentie van gesprekken verminderen of is er meer aan de hand?  De gesprekken blijven immers nog te veel een eenrichtingsverkeer i.p.v. een dialoog. Daarnaast zijn ze nog te veel gericht op de individuele medewerker en minder op het teamniveau.  Medewerkers tonen soms onvoldoende zelfinzicht en hebben het niet alleen lastig om moeilijke dingen te benoemen, maar ook om moeilijke feedback te ontvangen.  

Hoe zorgen we ervoor dat het groeigesprek echt meer is dan een nieuw jasje voor een evaluatiegesprek?  Hoe maken we van onze groeigesprekken een gelijkwaardige en gedeelde verantwoordelijkheid en een echte kwalitatieve dialoog met een evenwicht tussen beoordelen en ondersteuning, tussen de eigenheid van de medewerker en zijn aansluiting bij de missie en visie van de organisatie, tussen de moetens en kunnens en tussen zijn huidige functie en zijn toekomstige loopbaan (De Prins, Van Beirendonck, Segers & De Vos, 2013)?  Als we een echte feedback- en leercultuur willen ontwikkelen, dan moeten we het anders doen. 

Domo de Refontiro biedt met de door hun designteam ontwikkelde ‘tool professionele dialoog’ inspiratie en ondersteuning om het daadwerkelijk anders te doen.  Hoewel deze tool oorspronkelijk ontwikkeld is voor schoolleiders, kunnen andere organisaties die zeker ook aanwenden.  The proof of the pudding is in the eating.  Wij deden met het managementteam alvast de test! Noot: de tool is ondertussen ook doorontwikkeld voor settings in andere professionele organisaties dan scholen.

De sterkte van de tool zit voor ons in de eenvoud.  ‘Less is more’.  Bij de professionele dialoog is minder echt meer!

… minder papier

Waar wij op dit moment nog werken met een leidraad, een checklist voor de medewerker, een checklist voor de leidinggevende en templates voor het verslag en het groeiplan, vervat de tool deze diverse ondersteuningstools in één, waardoor die veel behapbaarder en overzichtelijker is.  

… meer luisteren

Door niet te werken met een uitgebreid verslag dat na het gesprek wordt opgesteld, maar een mindmap die  tijdens het gesprek zelf wordt aangevuld, wint de leidinggevende veel tijd en zijn de afspraken onmiddellijk duidelijk.  Door de mindmap aan te vullen tijdens de testgesprekken, ervaarde ik bovendien dat ik als leidinggevende meer luisterde en ging verdiepen.  

… meer eigenaarschap

In de tool wordt er veel ruimte voorzien voor zelfevaluatie.  Er worden per thema een aantal vragen gesteld die de medewerker (vooraf) dient te beantwoorden.  Deze zorgen er niet alleen voor dat de medewerker meer bewust wordt van zijn eigen competenties, maar ook meer eigenaarschap krijgt en ondersteund wordt om zijn ontwikkelingstraject zelf op te nemen.  Bovendien staat de leidinggevende veel meer in een coachende rol dan in een klassiek evaluatietraject, waarbij die toch vooral de rol van beoordelaar opneemt.  Hierdoor krijg je een heel ander gesprek en veel meer een dialoog.  De vragen hebben de MAT-leden echt aan het denken hadden gezet.  De gesprekken gingen dan ook dieper waarbij we topics naar elkaar hebben uitgesproken die voordien nooit aan bod zijn gekomen.

… meer topics

In de gesprekstool komen niet alleen ‘het bijdragen aan de missie & strategie’ en ‘de prestaties’ aan bod, maar ook de thema’s die op dit moment in het groeitraject ondergesneeuwd geraken, met name ‘het teamniveau’ en ‘het leren’, maar ook ‘zelfzorg’ en ‘leiderschap’.  Door vragen te stellen zoals ‘Wie inspireert je in je leren? en ‘Hoe neem je eigenaarschap en regie op voor je ontwikkeling?’ stimuleer je een leercultuur.  Door bovendien de bijdrage aan de teamwerking, de psychologische veiligheid, alsook de resultaten van het team te bespreken, verhoog je de teamefficiëntie.  

De professionele dialoog is voor mij meer dan een tool.  Het zet een cultuurverandering in naar een lerende organisatie waarbij medewerkers hun verantwoordelijkheid opnemen voor hun eigen leertraject en loopbaan.  Het is dan ook belangrijk om deze tool niet zonder meer te kopiëren maar hier actief mee aan de slag te gaan.  We hebben het begrippenkader van de tool dan ook vertaald naar onze lokale context, naar begrippen die kaderen binnen ons HR-beleid en waarmee de medewerkers vertrouwd zijn.  Daarnaast kiezen we erg bewust voor een stapsgewijze implementatie waarbij we ervoor zorgen dat de leidinggevenden de tool eerst in de vingers krijgen alvorens deze verder uit te rollen, elk op hun eigen tempo.  Deze tool wordt momenteel binnen onze organisatie dan ook niet alleen ingezet voor de groeigesprekken van de MAT-leden, maar ook als reflectiekader om professionaliteit te bespreken tussen twee collega’s tijdens intervisies.  In de toekomst zal het erg belangrijk zijn om niet alleen alle leidinggevenden, maar ook de medewerkers te begeleiden bij het gebruiken van deze tool.  Een tool kan immers wel een aanzet geven tot een cultuurverandering, maar het zijn de mensen die de cultuur vormgeven.

(Marijke Deroover, algemeen directeur lokaal bestuur Wommelgem)

Bronnen

• De Prins, P., Van Beirendonck, L., Segers, J., & De Vos, A. (2013). Behoefte aan een (meer) duurzaam HRM. Tijdschrift voor HRM/Nederlandse Vereniging voor Personeelsbeleid.-Deventer, (3), 58-85.
• Eggermont, J. (2022). De juiste man op de juiste plaats. In Exello (Red.) Gids voor de (adjunct-) algemeen directeur in lokale besturen, 196-204.
• Domo de refontiro (2022). Tool professionele dialoog