Wat als ….. een hardleerse stoorzender je teamwerking verziekt?

In het artikel ‘van non-team naar dreamteam’ dat verscheen in onze nieuwsbrief van september 2020 beschreven we de basisvoorwaarden om lerende teams met een hoge mate van zelfsturing te laten floreren in je organisatie.  

Deze basisvoorwaarden worden door Van Der Schoor J & Rijnbergen T (2016) in hun boek “Tools voor Teams” ingedeeld in vier grote, quasi alles omvattende dimensies; zijnde:

Dimensie 1: Bestaansreden – oftewel de vraag of het team wel een duidelijke visie en duidelijke doelen heeft vooropgesteld (zie ook de waarom-vraag van Simon Sinek) en of de effectieve uitwerking ervan af en toe eens wordt afgetoetst.

Dimensie 2: Inrichting – oftewel de vraag naar de verdeling van de rollen binnen het team, de opgemaakte werkafspraken, de functionaliteit van het overleg, e.a. faciliterende modaliteiten voor de efficiënte werking van het team.

Dimensie 3: Dynamiek – oftewel de vraag naar onderlinge dynamiek en communicatie tussen de teamleden, de efficiëntie in besluitvorming, het lerende aspect binnen het team, de coachende rol van de hiërarchische leidinggevenden, het vertrouwen en de psychologische veiligheid binnen het team.

Dimensie 4: Omgeving – oftewel de vraag naar de mate en intensiteit van de samenwerking van het team met de andere bestaande teams binnen en eventueel ook buiten de organisatie en de invloed van het team binnen de organisatie.  Bereikt het team de juiste resultaten voor de juiste doelgroep?

Maar wat doe je nu als je merkt dat er fundamenteel iets fout loopt binnen dimensie 3?  Als je merkt dat er een ernstige stoorzender aanwezig is binnen het team die de zaak stelselmatig boycot?  Wat als deze stoorzender ervoor zorgt dat de veiligheid en het vertrouwen binnen het team volledig zoek is en dat er van een open en waarderende communicatiecultuur binnen het team absoluut geen sprake (meer) kan zijn?

Uit onze jarenlange begeleiding van teams, merken we dat deze problematiek regelmatig de domper op de feestvreugde zet.  Een beduchte stoorzender binnen een team kan er immers voor zorgen dat:

• de communicatie binnen het team mank loopt, omdat er geen sprake kan zijn van een open, waarderende communicatiecultuur;
• teamleden elkaar geen feedback/feedforward durven geven, waardoor er niet van elkaar kan geleerd worden;
• teamleden argwanend tegenover elkaar staan, waardoor er een gemis aan vertrouwen en psychologische veiligheid heerst;
• het team (vaak uit angst) weinig initiatief toont waardoor er bijgevolg te weinig resultaten behaald worden;
• frustraties zich opstapelen omdat bepaalde teamleden hun verantwoordelijkheden niet of slechts minimaal opnemen;
• er algemene onrust heerst binnen het team.

De problematiek is vaak niet simpel, noch éénduidig, waardoor de aanpak zich best ook simultaan op verschillende domeinen afspeelt. 

Allereerst is het belangrijk om een duidelijk beeld te krijgen van de stoorzender(s) in kwestie.  Breng het gedrag en de typologie van de stoorzender in kwestie duidelijk in kaart, alsook de dynamiek die er speelt binnen het team.  Bestudeer hoe lang deze situatie al gaande is, wanneer deze eventueel begonnen is en welke maatregelen er in het verleden reeds genomen werden.  Bekijk of het gaat over 1 of meerdere stoorzenders binnen het team. Met andere woorden ga na of je te maken hebt met een individueel of eerder een systemisch probleem. Bestudeer ook grondig de impact op het team alsook de aard van de stoorzender; gaat het hier over een “gecertificeerde” stoorzender of gaat het eerder over een “tijdelijke” stoorzender. 

Ten tweede, zorg als teamleider voor de nodige ondersteuning voor jezelf en voor het team.  Laat je coachen, ga in dialoog en neem de tijd om grip te krijgen op het volledige plaatje.  “Understanding the problem” is cruciaal, want niets is wat het op het eerste gezicht lijkt.

Ten derde, zorg ervoor dat je beschikt over de nodige kaders, werkvormen en afspraken rond thema’s zoals: professioneel gedrag en handelen binnen het team, communicatie en het voeren van professionele dialogen, van feedback naar feedforward, professionele omgangsvormen, besluitvormingsprocessen, efficiënt en resultaatsgericht vergaderen, het binnenbrengen van het “lerende” aspect binnen het team.  Het spreekt voor zich dat deze kaders, werkvormen en afspraken enkel tot stand kunnen komen in co-creatie met en met een hoge mate van betrokkenheid van het team. 

Ten vierde : gebruik in specifieke gevallen de door ons ontwikkelde tool ‘how to deal with assholes’, een expertenaanpak om effectief een doorbraak te realiseren.

Tenslotte, leg alle puzzelstukken op tafel, combineer, concludeer, denk in scenario’s, evalueer en ga gericht en onderbouwd over tot een actieplan … en doe dit alles in overleg.  Zorg voor de juiste sparring partner(s) of procesbegeleiders.

Domo de refontiro ontwikkelde eigen tools en methodieken om teams te coachen in deze conversie en groeimodus.  Onze tools en methodieken zijn wetenschappelijk onderbouwd en komen voort uit onze jarenlange begeleidingservaring.  Geen geitenwollensokken approach dus, wel een hands-on, onmiddellijk toepasbaar instrumentarium.   Contacteer ons om een aangepaste teamcoaching voor jouw team te bespreken.