Effectieve interne communicatie binnen lokale overheden: de sleutel tot teamcohesie en efficiëntie

In publieke organisaties is interne communicatie essentieel voor het bevorderen van teamcohesie en het optimaliseren van de werkprocessen. Terwijl overheidsinstellingen vaak te maken hebben met een complexe structuur en uiteenlopende verantwoordelijkheden, is het voor zowel het welzijn van medewerkers als voor het efficiënt leveren van diensten aan de burger van groot belang dat de communicatie intern goed verloopt.

Interne communicatie is binnen lokale besturen in Vlaanderen echter soms een gevoelig onderwerp zijn. Enkele taboes:

1. Transparantie: Er is vaak een gebrek aan openheid over beslissingen en processen. Dit kan leiden tot wantrouwen en geruchten onder medewerkers;
2. Feedbackcultuur: Het geven en ontvangen van eerlijke feedback kan moeilijk zijn. Medewerkers kunnen bang zijn voor negatieve gevolgen of conflicten;
3. Hiërarchie: Sterke hiërarchische structuren kunnen communicatie belemmeren. Medewerkers voelen zich soms niet vrij om hun mening te uiten tegenover hogere leidinggevenden;
4. Verandering: Er is vaak weerstand tegen verandering, vooral als het gaat om nieuwe communicatietools of -methoden. Dit kan innovatie en efficiëntie in de weg staan;
5. Conflicten: Conflicten worden soms vermeden of onder het tapijt geveegd in plaats van openlijk besproken en opgelost.

Teamcohesie als basis voor succes

Een goede interne communicatie bevordert de samenwerking en de onderlinge verstandhouding tussen afdelingen en teams. Wanneer medewerkers zich goed geïnformeerd en betrokken voelen, verhoogt dit de motivatie en het wederzijds vertrouwen, wat leidt tot sterkere teamcohesie. Dit is van cruciaal belang in lokale overheden waar projecten vaak meerdere afdelingen en disciplines omvatten, van sociale diensten tot openbare werken.

Een open communicatiestructuur zorgt ervoor dat medewerkers hun ideeën kunnen delen, problemen snel kunnen signaleren en samen kunnen zoeken naar oplossingen. Het versterkt de onderlinge relaties, wat de algehele sfeer binnen het team ten goede komt. Teams die goed communiceren, kunnen effectiever samenwerken en sneller inspelen op de behoeften van de gemeenschap.

Cultuur van open communicatie

Een cultuur van open communicatie is onmisbaar. Het is belangrijk dat medewerkers zich vrij voelen om vragen te stellen, feedback te geven en ideeën aan te dragen. Leiders binnen de organisatie spelen hierbij een cruciale rol. Zij moeten niet alleen het voorbeeld geven, maar ook actief luisteren naar hun medewerkers en ruimte bieden voor dialoog. Dit draagt bij aan het vertrouwen en zorgt ervoor dat medewerkers zich gehoord en gewaardeerd voelen.

Heel wat lokale besturen maken momenteel een evolutie door van de ‘afdelingen en diensten-organisatie’ naar een ‘teamwerking’.  Belangrijk voor het slagen van een teamwerking is net de open communicatie. Het helpt daarbij om regelmatige teambijeenkomsten te organiseren, waarin medewerkers op de hoogte worden gehouden van de voortgang van projecten en de visie van de organisatie. Dit zorgt ervoor dat iedereen dezelfde richting op gaat en versterkt de betrokkenheid.

Maar het is ook belangrijk dat teamleiders regelmatig professionele dialogen met collega’s over alle facetten van de job: resultaten behalen, samenwerking, leiderschap, werkbaarheid van de job, professionele ontwikkeling … 

De open communicatie in teams is maar mogelijk als er eerst aan een fundamentele grondvoorwaarde wordt voldaan: psychologische veiligheid.  Teams maken dit thema best bespreekbaar: ervaren teamleden psychologische veiligheid of zijn er issues die uitgeklaard moeten worden.

Conclusie

Interne communicatie is de lijm die teams binnen lokale overheden bij elkaar houdt en zorgt voor efficiëntie in de uitvoering van taken. Door een cultuur van openheid en samenwerking te bevorderen en gebruik te maken van digitale tools om de communicatie te stroomlijnen, kunnen overheden niet alleen hun interne processen verbeteren, maar ook de tevredenheid van zowel medewerkers als burgers vergroten. Teamcohesie en efficiëntie zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden en versterken elkaar, wat uiteindelijk leidt tot een betere dienstverlening en een effectievere overheid.

Bij domo te refontiro hebben we ruime ervaring in het ondersteunen van lokale overheden bij het verbeteren van de interne communicatie. Wij begrijpen de uitdagingen en weten hoe belangrijk het is om zowel teamcohesie als efficiëntie te bevorderen. Met onze expertise helpen we organisaties om een cultuur van openheid en samenwerking te ontwikkelen.

Wil je duidelijke kaders opstellen zoals een code voor de professionele medewerker, wil je psychologische veiligheid bespreekbaar maken, wil je teamleiders ondersteunen om oordeelkundig professionele dialogen te voeren, wil je medewerkers ondersteunen om open feedback te geven? 

Ga er met ons over in dialoog en contacteer ons voor meer informatie over hoe wij je organisatie kunnen ondersteunen in het verbeteren van interne communicatie en het versterken van teamcohesie. Samen maken we jouw lokale overheid sterker en efficiënter!