Duidelijke afspraken rond digitaal samen werken

De digitale revolutie heeft ons allemaal binnen een paar klikken en swipen van elkaar gebracht. Maar ingebeelde vertrouwdheid kan tot spanningen en miscommunicatie leiden. Het officieuze motto van Google is ‘Don't Be Evil’, maar soms is dat makkelijker gezegd dan gedaan als je ooit de surrealistische slagvelden van het digitale leven bent tegengekomen.

Vandaag maakt ‘digitaal werken’ een steeds groter deel uit van onze dagelijkse jobpraktijk. De mogelijkheden van ICT en verschillende digitale werk- en overlegvormen en tools kunnen ervoor zorgen dat we minder belast worden en de kwaliteit van ons werk verbetert.

Met de snelle ontwikkeling van technologie en de verschuiving naar meer digitale werkmethoden, is het eens zo belangrijk om afspraken te maken over hoe we samenwerken met digitale media en hoe we ze – al dan niet - inzetten tijdens ons werk.

In onderwijs worden scholen zelfs verplicht om tegen september 2023 een ‘deconnectieplan’ op te maken en als bijlage toe te voegen aan het arbeidsreglement. Dit afsprakenkader besteedt aandacht aan de impact van (de)connectie op het psychosociaal welzijn van medewerkers. Daarnaast moet het vooral sensibliserend werken en tot slot wil het een gezonde digitale organisatiecultuur tot stand brengen.

Oordeelkundig en bewust omgaan met technologie is van cruciaal belang voor onze productiviteit, onze gezondheid en ons welzijn.

In een jobcontext maken organisaties best werk van wat we een ‘digitale etiquette’ noemen. Hierin staan duidelijke verwachtingen en afspraken geformuleerd zodat elke medewerker weet waar hij/zij aan toe is.

In deze blogpost bespreken we enkele belangrijke aspecten van een digitale etiquette en hoe we deze in co-creatie kunnen opmaken.

Ten eerste is het belangrijk om duidelijke verwachtingen te stellen over het gebruik van digitale media tijdens het werk. Dit omvat zaken zoals het beheersbaar houden van de berichtenstroom, timing van het versturen, lezen en berantwoorden van berichten, het gebruik van sociale media, het bijwonen van online vergaderingen, … Door duidelijke verwachtingen te stellen, kunnen we ervoor zorgen dat iedereen op dezelfde golflengte zit en dat er geen misverstanden ontstaan.

Een ander belangrijk aspect is het stellen van grenzen. We moeten leren hoe we onze tijd en energie bewuster kunnen beheren. Duidelijke grenzen stellen wanneer we bereikbaar zijn, hoe lang we werken en wanneer we ons afsluiten van digitale media. Zo kunnen we ons tijdens het werk concentreren op onze taken zonder afgeleid te worden door constante meldingen en afleidingen. Hierdoor nemen we ook de onnodige druk weg van het onmiddelijk beantwoorden van mailtjes die na de werkuren binnenkomen. Laat ons niet vergeten dat sociale media, meldingen, mobiele toestellen nog niet zo lang bestaan en we als mensen voortdurend worstelen om er oordeelkundig mee om te gaan.

Verder is het ook belangrijk stil te staan bij privacy, data-opslag en veiligheid.

Tijd om even halt te houden dus en bewust in dialoog te gaan met je team. Wat is voor jouw organisatie relevant? Hoe staan jouw medewerkers hiertegenover? We werken best samen om een digitale etiquette op te stellen die voor iedereen werkt en die rekening houdt met de verschillende behoeften en voorkeuren van alle medewerkers. Misschien kunnen we zelfs overwegen om de tijd die we besparen door bewuster met digitale media om te gaan in te zetten als ‘gewonnen’ tijd en vrij te maken voor het lezen van boeken. 

Reading a book is among the most high-leverage activities on earth. For an investment more or less equivalent to the length of a single workday (and a few dollars), you can gain access to what the smartest people have already figured out. (Greg McKeown)

Stel jezelf ook de vraag of de afspraken die je maakt op niveau van de volledige organisatie gelden of dat ‘teams aan het stuurwiel zitten’ en zelf specifieke afspraken kunnen/mogen maken.  Het gaat om maatwerk!

Hybride werken betekent ook dat we als teams bewust afspraken maken over fysiek en/of online en/of ‘hybride samen’ werken.  En dit synchroon of asynchroon.  Daarbij verliezen we niet uit het oog om verbonden te blijven als team.

Maak verder ook afspraken rond welke digitale media aangewezen zijn bij een standaardvraag of een situatie die snelheid of dringendheid vereist. En stimuleer om hier bewust mee om te gaan: ‘de snelheid op het einde zit in de traagheid van het begin’.

We helpen je graag om co-creatief met je team aan de slag te gaan rond dit thema, contacteer ons.

Een gezonde relatie met technologie gaat echter verder dan de werkgerelateerde-interacties. Maken we dus best ook een digitale etiquette voor ons persoonlijke leven op? Hoe staan we tegenover ons smartphone-gebruik? Hoeveel uren spenderen we op onze apparaten en zijn deze uren altijd intentioneel of worden we eerder meer en meer geleefd door onze apparaten? …

Laat ons dus gezond en bewust omgaan met technologie! Niet alleen werkgerelateerd, maar ook in ons persoonlijke leven.